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6 melhores hacks do Outlook que você precisa conhecer em 2020

O Outlook ajuda milhões de pessoas a gerenciar sua correspondência de e-mail todos os dias, mas presume que você já sabe como organizar a correspondência do escritório para obter produtividade ideal. E se você não quiser?

Neste artigo, daremos a você alguns dos melhores hacks do Outlook para gerenciamento digital de escritório , junto com algumas dicas e truques incríveis do Outlook apresentados no programa.

Minha primeira regra do Gerenciamento de escritório é: trabalhe menos. Parece uma solução perfeita para todos nós, mas o que isso parece na realidade?

“Trabalhar menos” significa que você toca em cada correspondência apenas uma vez. Seja um envelope de papel real com uma carta ou um e-mail. Toque uma vez, segure uma vez e siga em frente. “Correspondência” significa informações recebidas, não necessariamente “tarefas de acompanhamento”.

Vamos começar com algumas dicas sobre arquivamento de e-mail.

Quer saber mais?

1. Arquive um e-mail automaticamente

Para aplicar a teoria “Work Less”, faça com que o Outlook arquive um e-mail automaticamente. Então você pode ler todos de uma vez, sem distração.

  • Crie uma pasta: Ctrl + Shift + E
  • Automatizar o arquivamento na pasta
    • Clique com o botão direito no e-mail, clique em “Regras”,
    • Escolha “Sempre mover mensagens de”
O Outlook sempre move mensagens de
  • E selecione sua nova pasta
Outlook-select-new-folder

2. Use “Favoritos” para manter as pastas ativas na parte superior do seu Painel de Navegação (também conhecido como painel de pastas)

Na época dos “escritórios de papel”, (era pré-computador), tínhamos 3 sistemas de arquivo. Isso ainda se aplica ao mundo de hoje, mas se perdeu na enxurrada da organização digital.

Arquivos ativos

Esses são seus clientes ativos, fornecedores mais urgentes, o que você quiser, esses são os arquivos de que você precisa ao seu alcance. Portanto, não os arquivamos no sistema de pastas AZ; em vez disso, os mantemos à mão na pasta “Favoritos” na parte superior do Painel de Navegação do Outlook.  

  • Para adicionar uma pasta aos Favoritos, clique com o botão direito na pasta e escolha “Mostrar nos Favoritos”
Outlook-mostrar-nos-favoritos
  • Quando você terminar esse projeto, simplesmente clique com o botão direito na pasta e escolha “Remover dos favoritos”
Outlook-remove-from-favorite

Sistema de pasta de caixa de entrada

O segundo sistema de arquivos estava contido nos velhos e temidos “Gabinetes de 4 gavetas”. (Eu ainda me encolho com a memória daquelas pesadas gavetas de metal fechando.) Bem, eles basicamente se tornaram o sistema de pasta da caixa de entrada que automaticamente coloca as pastas em ordem alfabética.  

E se você quiser trapacear e mover uma pasta “W” para o topo da lista da Caixa de entrada, mas não puder pegá-la e movê-la para lá? Aqui vai uma dica … Basta digitar um sublinhado, “_” ou um número na frente do nome da pasta. Veja, como os computadores arquivam automaticamente para nós, ninguém se lembra ou ensina as velhas regras de arquivamento: “Os símbolos e os números vêm antes de tudo”.

Arquivos perenes

O terceiro sistema de arquivos do escritório é o “arquivo perene” e não estou falando de flores aqui. Perene significa arquivos “para sempre”. Você simplesmente não purga estes – NUNCA. Elas seriam suas Pastas de arquivo na parte inferior do painel de navegação (pasta). Eles provavelmente conteriam arquivos de contratos, registros corporativos, registros fiscais, etc.

3. Use “Sinalizadores” e “Categorias” para controlar os e-mails importantes em sua caixa de entrada

Certa vez, ensinei em uma empresa que tinha seus departamentos internos codificados por cores, mas não aplicava o mesmo sistema a seus e-mails. As categorias dentro de sua caixa de entrada podem servir a esse propósito. Aqui está um vídeo rápido sobre como sinalizar e-mails para que não se percam e como adicionar categorias de cores usando a coluna Categorias.

Mensagens sinalizadas do Outlook

4. Use atalhos

Segunda regra de gerenciamento de escritório: digite menos (e use atalhos.) Aqui estão algumas opções fáceis de lembrar:

  • Responder a um e-mail:   Ctrl + R
  • Para criar um novo e-mail:   Ctrl + Shift + M
  • Para abrir seu e-mail:   Ctrl + 1
  • Para abrir sua agenda:   Ctrl + 2
  • Para abrir seus contatos:   Ctrl + 3
  • Para abrir suas tarefas:   Ctrl + 4
  • Ou use as “ Etapas rápidas ” para pré-formatar e endereçar previamente um e-mail para várias pessoas.

5. Arraste e solte

Terceira regra de gerenciamento de escritório: esteja aberto para aprender novos truques! Esses métodos pouco conhecidos podem surpreender até os profissionais:

Vamos enfrentá-lo – a digitação cria erros de digitação, que causam trabalhos de reparo e drenam sua produtividade. Quando um e-mail exigir uma tarefa ou acompanhamento (ou seja: um contato precisa ser criado ou um compromisso é necessário com base nas informações do e-mail) , use o método Arrastar e Soltar abaixo:

Outlook-drag-and-drop

(Correio, Calendário, Contatos, Tarefas ou Notas)

  • “Arrastar e soltar”: Basta clicar e arrastar o e-mail e soltá-lo no símbolo “ Contatos ” inferior esquerdo na barra de navegação. De repente, você tem um novo contato com o endereço de e-mail e o nome inseridos automaticamente.
Outlook-drag-and-drop

Agora, dentro da janela de contato, a parte de notas terá o número do telefone e endereço da pessoa (se incluído em sua linha de assinatura).

  • Use Copiar (Ctrl C) e Colar (Ctrl V) para colocar os itens de linha de assinatura nos campos corretos na nova janela de contato. Menos digitação, sem erros de digitação e seu contato é criado em segundos!
  •  “Arrastar e Soltar”: coloque o e-mail novamente no seu “ Calendário” e será feito um compromisso, além de manter todos os detalhes do e-mail. Assim, você não terá que digitar novamente no compromisso.
  • “Arraste e solte” um e-mail nos símbolos Tarefas ou Notas na barra de navegação.

Você também pode reverter isso:

  • Arraste qualquer contato para enviar por correio no painel da pasta para criar um novo e-mail para esse contato.
  • Arraste qualquer contato para o calendário para criar um novo compromisso
  • Arraste qualquer contato para o Tarefas

6. Visualize o calendário e a caixa de entrada lado a lado  

Salve sua sanidade e mova o Calendário para o segundo monitor para ver facilmente as duas telas lado a lado.

  • Clique com o botão direito em qualquer um dos botões inferiores do painel de navegação (também conhecido como painel de pasta)
Outlook-drag-and-drop

(Correio, Calendário, Contatos, Tarefas ou Notas)

  • Escolha “Abrir em uma nova janela”
  • Agora arraste essa janela para o seu segundo monitor

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